En septembre 2024, Airbus a vu les choses en grand. Pour célébrer son histoire et rassemble ses collaborateurs, le constructeur aéronautique a organisé un Family Day hors normes, aux côtés de l’agence événementielle Double 2, ouvert aux salariés et à leurs familles.
Résultat : plus de 60 000 participants répartis sur plusieurs sites, des animations immersives, des visites d’usines, des shows aériens spectaculaires et une logistique impressionnante. Bien plus qu’un simple événement interne, ce rendez-vous a été pensé comme un manifesto de la culture Airbus : fédérer, inspirer et créer de la fierté collective.
Dans cet épisode de Good Morning Event, on revient sur les coulisses de ce défi organisationnel et sur ce que cet événement corporate XXL dit des nouvelles attentes en matière de communication interne, récompensée au TopCom.
N.G : Bonjour à toutes et à tous, et bienvenue sur le podcast Good Morning Event.
A.S : Bonjour Nicolas.
N.G : Tu t’appelles Anaïs Serdet et tu es notre invitée aujourd’hui car tu es directrice conseil chez Double 2, et tu as notamment organisé l’événement Airbus Family Day il y a quelques mois, qui a été primé à de multiples reprises. On est le 15 septembre 2024 à Toulouse. Qu’est-ce qu’il se passe ce jour-là ?
A.S : Ce jour-là, Airbus ouvre exceptionnellement ses portes aux salariés et à leurs familles et amis pour une journée vraiment particulière. C’est une journée qui a permis d’ouvrir tous les espaces des sites industriels des 7 sites de Toulouse à tous les collaborateurs pour faire vivre une journée particulière à leurs familles, leur montrer l’envers du décor, leur montrer où ils travaillent, leur faire visiter les sites d’exploitation, comment on fabrique les avions et chacune des pièces qui sont afférentes et de vraiment susciter des vocations peut-être.
N.G : On va revenir sur cet événement, mais en quelques mots, je crois que c’est 60 000 personnes qui sont venues sur site ce jour-là. Ça pose un peu quand même la taille de l’événement.
A.S : C’était un événement hors normes. Franchement, faire des événements à 60 000 personnes, ça n’arrive pas beaucoup dans une carrière. C’est vrai que c’était un format qui était vraiment atypique. Beaucoup de monde avec des populations très différentes à gérer. Et c’est ça qui en a fait la force et le côté vraiment extraordinaire.
N.G : C’est un événement qui m’a qui m’a attiré, notamment parce qu’il a été beaucoup primé dans le secteur de l’événementiel. Est-ce que tu peux m’en dire un petit peu plus sur tous les Awards qu’a reçus Double 2 à travers l’organisation de cet événement, et toi aussi finalement ?
A.S : Oui, alors le plus marquant, c’est le prix d’or dans la catégorie communication interne au Event Award. C’est une remise de prix qui se fait à Cannes. On a tout le métier qui est représenté, des fournisseurs aux clients, aux agences. Et on a été saluées pour justement le côté grandiose de cet événement. Donc, c’était vraiment une belle fierté. Et pour Airbus et pour nous, puisque c’est un prix qu’on présente conjointement, on va le défendre ensemble devant 18 membres d’un jury international. Donc, c’est vraiment un prix qui a son importance dans le milieu. On l’a aussi gagné pareil l’or pour la Com’ Interne au TopCom. Donc, c’est un beau prix aussi qui est remis à Paris cette fois-ci. Mais c’est des étapes qui font une belle visibilité pour l’agence, pour le client et qui permettent de mettre en avant aussi cette expertise sur cet événement-là.
N.G : Alors justement, le client Airbus, tout le monde connaît. Quand il se dit, je vais organiser ou je vais en tout cas m’appuyer sur une agence pour organiser cette Family Day, quel est son objectif d’organiser ça ?
A.S : Il y avait plusieurs objectifs pour eux. Le premier, c’était évidemment d’offrir aux salariés la possibilité de montrer à leur famille là où ils travaillent, de faire vraiment entrer le public, le grand public dans les bureaux et de raviver un peu la fierté d’appartenance. parce que le secteur Aéronautique a connu quand même une crise ces derniers temps, pas que chez Airbus, le secteur dans sa globalité. Et ce qu’on voulait, c’était vraiment offrir la possibilité aux gens d’exprimer leur fierté à l’égard d’Airbus, de leur métier, du lieu où ils travaillent, et puis de les engager dans cette journée qui est mémorable, parce qu’on n’avait pas fait cet événement-là depuis 15 ans à Toulouse, donc c’est quand même atypique. Il y avait aussi une volonté d’inspirer les générations futures, d’inspirer les Toulousains, d’avoir cette reconnaissance du travail des employés. Et c’était aussi un moyen de les motiver, de les engager, parce qu’ils vivent évidemment dans des délais qui sont challengeants, dans un secteur qui est en pleine mutation, en pleine évolution. Et ce qu’il fallait, c’était aussi leur montrer qu’on prépare le futur et que chaque salarié est important dans ce cheminement. Donc ça, c’était les deux gros points. Après, il y avait aussi un impact local qui a réémergé, donc montrer qu’Airbus, à Toulouse, c’est quand même un gros vecteur qui génère beaucoup de métiers, beaucoup de jeunes, de moins jeunes, qui est vraiment un bassin d’emploi. Et puis à la fin, c’était aussi de montrer un peu d’empathie et de prendre soin des salariés. C’est-à-dire que, voilà, vous travaillez toute l’année, là, on vous invite, on vous reçoit, vous êtes chez vous, mais faites comme chez vous, vraiment, et prenez du plaisir.
N.G : Avant d’aller vraiment dans le détail de toute l’organisation, de tout ce qui s’est passé, aujourd’hui, tu es directrice conseil de chez Double 2, mais ça ne s’est pas fait en un jour. Est-ce que tu peux nous raconter un petit peu ton parcours, peut-être tes études, et puis comment tu rentres dans cet univers de l’événementiel ?
A.S : Alors avec grand plaisir, parce que j’ai un parcours qui est un peu atypique, mais je ne suis absolument pas la seule dans ce milieu-là. On vient tous de parcours très différents. Pour ma part, j’ai eu un bac ES, classique. J’ai fait des études de droit derrière, parce qu’apparemment, le droit, ça mène à tout. Et assez vite, à mes 18 ans, je découvre le milieu de l’événementiel en faisant des missions d’hôtesse, de responsable de stand, de cheffz hôtesse, de vestiaire, de traiteur. Et à côté de mes études, je fais toutes ces missions, j’en prends de plus en plus, je fais des tournées des plages. Je fais des tournées pour Google, pour Orange. Je découvre l’envers de plein de lieux événementiels dingues. Je rencontre plein d’équipes, des agences, des annonceurs. Et petit à petit, vraiment, ça fait son petit bonhomme de chemin. Et je me passionne pour cet environnement. Rencontrer des techniciens, rencontrer les équipes de sécurité, rencontrer les traiteurs. J’ai vraiment adoré travailler dans cette ambiance. Et j’ai eu une opportunité que j’ai saisie de travailler chez Thales en stage pour organiser avec eux le salon du Bourget. Donc là, c’était vraiment le premier pied à l’étrier. J’ai débarqué un peu comme un petit piou-piou. Je ne connaissais pas vraiment le mode de fonctionnement d’un événement. En fait, moi, j’étais vraiment novice. J’ai tout découvert sur le terrain. Et le Bourget, c’est quand même un événement d’envergure. Donc, j’ai adoré. Et j’ai eu l’opportunité également de faire un deuxième stage que j’ai saisi comme une année de césure au Club Med. Là, je suis restée un an à sillonner un peu les Club Med du monde pour organiser des événements dans les villages et c’est ce qui m’a vraiment finalement déterminée à changer de voie. J’étais arrivée au bout de cinq ans de droit et je me suis dit en fait, je suis moyenne, je ne vois pas ce que je peux faire avec ce bagage. Par contre, j’ai une passion et cette passion, j’ai envie de la développer. Donc du coup, de là, j’ai réussi à trouver des opportunités. J’ai eu un premier poste en responsable de communication dans une boîte d’informatique, qui a été une bonne expérience. J’ai eu trois ans et demi à la Cité du cinéma en exploitation de site et en cheffe de projet événementiel. Ils m’ont transformée, ils m’ont vraiment donné les clés pour continuer à progresser. Puis après, je suis passée dans une autre agence en cheffe de projet. Puis après, dans une autre qui est venue me chercher. Et là, ça a été game changer puisque je suis passée de directrice de projet à directrice de clientèle, donc là, c’était chez Hopscotch. Et là, ça change un peu la donne puisqu’on est un peu moins dans l’opérationnel du quotidien, on est plus dans le management. Et ça, c’est vraiment une autre facette du métier qui m’a énormément plu.
N.G : On n’a pas donné de date, mais tu démarres chez Thales en 2009. Et là, quand tu rentres chez Hopscotch, on est en 2017. Donc, tu es passée quand même quelques années. La progression, elle est constante, et on est huit ans plus tard.
A.S : C’est ça. Je suis vraiment issue du terrain, moi, pour le coup. Et c’est ce qui, maintenant, je pense, fait une de mes forces. C’est que je connais les métiers des gens auxquels je m’adresse. Alors pas tous évidemment, mais en tout cas, je vois leurs problématiques, je les entends, j’essaie de les comprendre. Parce que si on me dit que non, ce n’est pas possible de passer un cap par ici, c’est qu’il y a forcément une raison. Et du coup, c’est plus facile après pour se comprendre et pour communiquer. Et du coup, après six ans chez Opscoach en direction de clientèle, donc de compte automobile principalement, je suis démarchée par Double 2 pour rejoindre cette équipe. Et ce qui est drôle, c’est que j’avais en ligne de mire Double 2 depuis un petit moment, parce que forcément, d’agence en agence, on se suit. Et j’avais noté une très belle créativité chez les deux. Beaucoup de beaux projets, des projets inspirants surtout. Et le premier rendez-vous a été un peu un coup de cœur pour l’agence, un coup de cœur pour l’équipe. Et j’ai assez rapidement accepté l’offre qu’ils me faisaient parce que c’était l’occasion de passer un step aussi, de passer directrice conseil, donc de prendre un petit peu de hauteur supplémentaire. Et puis d’intégrer cette équipe qui m’a fait un très très bon accueil et dans laquelle je me sens toujours aussi bien.
N.G : Là, on est début 2023, il y a deux ans et demi. Est-ce que tu peux justement nous expliquer un petit peu la différence entre le rôle de directrice clientèle et ton rôle aujourd’hui de directrice conseil ?
A.S : Directrice conseil, je dirais que je mets à profit mon expertise, ce qui était aussi le cas en directrice de directrice conseil, mais là, pour le coup, je vais peut-être encadrer des projets de plus grosse envergure. Je vais avoir un rôle un peu plus structurant pour le client. Je vais avoir un suivi plus stratégique, je vais être force de proposition pour aller justement lui soumettre des idées de projet alors qu’il ne m’a pas briefé. C’est vraiment comprendre l’écosystème dans lequel évolue le client pour aller justement lui proposer des choses qui vont lui permettre d’avoir une meilleure visibilité ou d’avoir des retombées, d’avoir plus de clients. Essayer de travailler vraiment main dans la main avec ces clients-là qu’on a en contrat cadre principalement, et puis après il y a aussi une dimension et vraiment d’accompagnement des équipes. C’est ça aussi qui est intéressant dans le métier. L’idée, c’est de faire grandir des équipes juniors ou de faire évoluer des équipes déjà seniors, de mettre à profit, justement, toute l’expertise que j’ai pu acquérir pour gagner en efficacité sur la construction de documents, sur la manière d’amener un projet, la manière de construire une équipe qui pourrait être la plus efficiente possible pour aboutir aux résultats escomptés. Et puis surtout, maintenant, je pense que j’ai, avec l’âge aussi, quand je pousse une vision auprès d’un client parce que j’ai plus de convictions qu’avant, je suis plus sûr de moi, j’ai fait plus de choses évidemment donc les clients ont une confiance aussi que j’arrive à créer. Et du coup, c’est vrai que maintenant, quand je pousse une conviction, j’arrive un peu plus à embarquer des équipes, des clients, des partenaires. Je pense que c’est la petite différence, c’est une différence qui est minime entre directrice conseil et directrice de clientèle, mais je pense que c’est plus un rôle dans la globalité qu’il faut prendre en compte. Et c’est moins du micromanagement. Là, maintenant, je laisse vraiment les équipes travailler, essayer de comprendre elles-mêmes les enjeux de leurs propres projets, et après, moi, je vais juste actionner quelques fils pour permettre à chacun de se challenger, d’aller un peu plus loin dans la démarche, d’aller chercher peut-être le prestataire un peu innovant, d’aller vraiment sortir un petit peu du cadre. Parfois, on se met un peu des œillères quand on est dans un projet et parfois, c’est pas mal d’avoir quelqu’un qui vient juste toquer à la porte et dire « attends, t’as pensé juste à ça ? ». Sors un petit peu la tête de l’eau et tu verras que tu vas gagner en efficacité si tu actionnes juste tel ou tel presta ou tel ou tel outil.
N.G : Poser les bonnes questions finalement à tes équipes, en fait.
A.S : Exactement, essayer d’assurer un suivi sans être dans le micro-management, parce qu’il faut laisser la place à chacun d’exprimer. Je n’ai pas la méthode infaillible pour réussir un projet, évidemment, mais justement, essayer d’avoir l’œil un peu aux aguets pour pouvoir déceler un sujet qui peut être un peu problématique ou une tension qu’il peut y avoir avec un client, par exemple. Mon rôle aussi, c’est ça, c’est d’aller un peu prendre les coups à la place des équipes si besoin, d’aller défendre une idée, d’aller défendre un budget, parce qu’on parle aussi d’argent quand on fait de l’événementiel. Parfois, les équipes qui sont un peu juniors n’ont pas forcément ce recul ou les épaules, mais je mets des gros guillemets dessus évidemment, pour justement prendre parfois les mots un peu crus des clients qui ne comprennent pas forcément tous les enjeux. et moi mon rôle c’est vraiment d’être là pour arrondir les angles, accompagner, être dans l’écoute, parce que c’est très important d’écouter les besoins des clients, c’est ce qui fait une relation de confiance et transparence et moi je mise vraiment beaucoup dessus parce que c’est ce qui fait la réussite d’un événement, c’est la bonne ambiance dans la prépa, c’est la base mais quand il faut un peu taper du poing sur la table défendre des convictions ou justement dire je ne suis pas d’accord si on fait comme ça, je pense que ça ne marchera pas il faut un peu y aller et en ça je pense que c’est l’expérience qui aide à s’imposer.
N.G : C’est l’expérience qui parle, parce que c’est un peu plus de 20 ans d’expérience dans l’événementiel et en même temps on sent toujours cette flamme aussi finalement dans ta voix. Qu’est-ce qui t’éclate autant dans ces métiers ? Parce que tu as parcouru tellement de métiers dans l’événementiel, mais dans cet univers de l’événementiel ?
A.S : Principalement, je pense que c’est les équipes. Bosser sur des projets, c’est la solidarité qu’on va créer sur un projet parce qu’on a des belles réussites, mais on a eu aussi beaucoup de galères pour arriver à ces réussites. C’est très important de bien s’entourer aussi quand on monte une équipe, avoir le chef de projet, le directeur de production, la personne en logistique qui ont les appétences pour ce type de projet, parce qu’en fait, on peut être très bon chef de projet sur un sujet A, et puis avoir moins d’appétence sur un sujet B. Donc vraiment créer la bonne équipe, que ce soit en interne ou avec des freelances, parce qu’on travaille avec un réseau de freelances qui ont chacun leur expertise. Donc moi, c’est ça qui m’anime, c’est de ne pas bosser seule. On bosse toujours en équipe et ensemble, on va trouver les solutions, pour arriver aux résultats. Et ce qui m’anime aussi, c’est la relation client, c’est ce que j’aime depuis le début. J’aime créer quelque chose où on se sent en confiance, en fait. Ne pas mentir aux clients, essayer de trouver les bons accords, comprendre ces enjeux, qu’ils comprennent les nôtres, pour qu’on arrive à trouver un terrain d’entente, pour que son événement se déroule le mieux possible, que sa cible soit satisfaite, que les retombées qu’il escompte soient au rendez-vous. Ça, c’est très important. Et ça, ça se fait par du relationnel un peu au day-to-day. C’est entretenir quelque chose sans être dans la familiarité. Mais voilà. poser les problématiques. Parfois, on rend compte qu’on est dans des cas où, bon, on a une galère. On ne va pas être livré à temps ou on ne va pas réussir à produire ce qu’on avait espéré. Si on fait trop le serpent autour du sujet, ça peut créer des tensions. Alors que si on dit les choses clairement, parfois, ça désamorce. Et puis, le client va dire, OK, peut-être qu’on va faire autrement ou on va trouver une solution ensemble. Voilà, et je pense que c’est la base de la relation saine qu’on peut avoir, mais comme dans la vie.
N.G : Faire équipe finalement avec le client, se dire qu’on a un objectif commun et qu’on n’est pas en concurrence l’un avec l’autre. On est plutôt ensemble dans la même aventure et qu’on a une envie ensemble, entre agence et client, c’est que ça aille au bout de la meilleure façon possible.
A.S : C’est ça, on dit beaucoup en event, one team. C’est ça. C’est qu’en fait, on voit, on a des moments de doute, des moments galères. C’est arrivé à tout le monde sur les événements, à petite ou grande échelle, de se retrouver avec quelque chose d’imprévu. Nous, notre rôle, c’est de prendre du recul. Et je pense que maintenant, avec 20 ans d’expérience, moi, j’ai vraiment appris à dédramatiser. En fait, il y a beaucoup de situations que j’aurais vécues il y a 15 ans, c’était un drame. Maintenant, je me dis, on ne sauve pas des vies. On va trouver une solution. Il y a des choses qui existent. Et puis parfois, il faut se mettre à la place du visiteur. Le visiteur, il ne va pas savoir qu’on était censé avoir un visuel ici. Il faut juste changer parfois de prisme et se dire, OK, ce n’est pas grave, on va faire autrement, on va faire différemment, ça marchera aussi.
N.G : Ça, c’est important. Il y a une double satisfaction client. Il y a le client acheteur, mais il y a aussi le client final, finalement, celui qui est l’invité de l’événement, quel que soit le type d’événement. Et il ne faut pas oublier qu’on s’adresse aussi à ce client-là, et pas seulement à l’acheteur finalement.
A.S : C’est ça, c’est que nous, notre client principal, évidemment, c’est celui qui commande l’événement ou l’activation ou l’influence, qui commande le sujet. Mais on a aussi en ligne de mire ceux qui vont y participer. Et il faut réussir parfois, il faut se mettre souvent à la place de ces personnes-là pour leur proposer une expérience qui soit la plus satisfaisante possible, un parcours qui soit le plus fluide possible, trouver quelque chose qui les attire. Et puis surtout, ce qu’on veut sur les événements, c’est qu’on s’en souvienne. Donc, il faut à chaque fois réussir à trouver le petit triste qui va faire que, OK, ça, c’est mémorable pour telle ou telle raison. Mais ça peut être parce qu’il y a une belle image, une super scéno, et ça peut être aussi par un moyen ingénieux et technique de participer à tel ou tel atelier, ou ça peut être par les intervenants qu’on fait venir et qui changent un peu de ce qu’on voit d’habitude. Il y a beaucoup de petites manières comme ça de marquer les esprits. Et un événement, c’est un peu un marqueur de temps, c’est-à-dire qu’on va se souvenir d’une chose, on ne va pas se souvenir de « j’ai fait la convention » , une convention comme ça. Par contre, on va rentrer, on va pouvoir dire à ses collègues, à sa famille, « tiens, c’est hyper intéressant, il y avait tel intervenant, il a dit quelque chose, ça m’a marqué et je m’en souviens. »
N.G : On va revenir un petit peu maintenant sur notre Airbus Family Day. On rembobine un peu, on n’est plus le 15 septembre 2024, on est en amont, on est au lancement du projet. C’est un système d’appel d’offres, évidemment. Quel est l’angle qui est pris par Double 2 pour répondre à cet appel d’offres ? Et qu’est-ce qui fait que, déjà, comme vous le construisez sur la longueur, vous êtes choisi, vous êtes retenu, vous gagnez cet appel d’offres pour ensuite aller produire l’événement ?
A.S : Alors, le brief était assez conséquent, on ne va pas se le cacher, parce que les espaces à couvrir étaient très grands. Il faisait 15 ans qu’ils n’avaient pas fait un événement de cette envergure-là. Les équipes d’il y a 15 ans n’étaient plus les mêmes. Donc, en fait, on partait tous de zéro. Et puis, la volonté première, c’était on va faire entrer du public, du grand public, des familles, sur un site industriel ultra sécurisé. Et donc là, forcément, ça met des contraintes dès le début, des contraintes logistiques, de production, il ne faut pas arrêter la production pendant qu’on est en montage, enfin, beaucoup de sujets. Nous, on a choisi de twister un tout petit peu pour apporter justement un fil rouge conducteur, et c’est de transformer cet événement un peu porte ouverte aux familles, et d’en faire vraiment un festival, et d’y accoler tous les codes des festivals, c’est-à-dire faire des scènes, avec des concerts, faire des animations pour les petits, pour les grands, faire des food courts. On avait 16 food courts répartis dans les 700 hectares de lieu.
N.G : C’était 16 food courts, pas 16 food trucks.
A.S : Non, 16 food courts qui rassemblent plusieurs food trucks, des buvettes, des assises, des espaces pour pouvoir déjeuner. Donc c’est vrai qu’on a mis tous les codes du festival pour en faire un événement qui sort de l’ordinaire et faire le plus grand festival de l’aéronautique, au final, à Toulouse.
N.G : Tu parlais de dimensions. Je crois que l’ensemble des sites sont sur plusieurs kilomètres de distance, ce qui représente, je t’entendais raconter dans une interview que tu avais mis plusieurs jours pour faire le repérage, ce qui paraît incroyable, parce qu’en général, le repérage, c’est quelques heures, une demi-journée souvent tout au plus. Là, on parle de plusieurs jours de repérage.
A.S : Oui, effectivement, la première fois qu’on va sur le site, on met cinq jours. Cinq jours à faire le tour des espaces. Alors, on est encore dans un moment où on ne sait pas encore quel bâtiment on va ouvrir finalement. Enfin, on est encore dans un moment de flottement.
N.G : Le repérage, vous le faites, vous avez déjà gagné ?
A.S : Oui, le repérage, on l’a fait, on l’avait déjà gagné. Alors, le gain du projet-là s’est fait sur plusieurs étapes, avec un retravail, des négociations financières, comme beaucoup d’appels d’offres. Mais ce qui a marqué apparemment les esprits, c’est surtout notre état d’esprit. Alors, c’est une petite redondance. mais c’est qu’apparemment les équipes Airbus se sont projetées à travailler avec nous sur le long terme et cette idée de twister un petit peu a montré qu’on pouvait être créatif, qu’on pouvait rebondir. Après évidemment tout ce qui a été proposé a switché un petit peu pendant le projet, mais la base est restée et en fait c’est exactement ce qui s’est passé. On s’est très très bien entendu, les équipes entre Airbus et Double 2 ont super bien fonctionné et c’est ce qui a vraiment fait le succès en préparation de cet événement. C’était un événement qui était long, qui était compliqué, on ne va pas se mentir. Mais les équipes étaient tellement impliquées des deux côtés et tellement à l’écoute des besoins des unes et des autres, que finalement, ça a roulé assez facilement.
N.G : Quand tu parles de long terme, la victoire sur le projet, et puis entre la victoire et l’événement, il se passe combien de temps à peu près ?
A.S : A peu près six mois. Pour le coup, là, c’était assez rapide au final. Alors, le process a été quasiment d’un an côté client, entre le moment où ils s’accordent un petit peu sur le brief, les dates, sur ce qu’ils vont demander à l’agence et toute la phase d’appel d’offres. Et nous, on gagne, je pense, en mars et ça joue le 15 septembre. Donc, c’est assez rapide.
N.G : On est six mois avant et donc, vous remportez l’appel d’offres. Et là, donc, il faut tout construire. Tout était écrit, on va dire, mais maintenant, il faut tout construire sur ces six mois, avec un enjeu de calendrier qui n’est pas négligeable je crois c’est que évidemment cet événement est en lieu le 15 septembre on est juste post-JO post-jeux paralympiques et finalement on va dire que les ressources disponibles sont peut-être pas aussi élevées qu’en temps normal parce qu’il y a beaucoup de monde qui est concentré sur les JO et tout ce qui gravite autour et donc il faut constituer cette équipe la dédiée à cet événement-là. Entre le mois de mars et le mois de septembre, comment est-ce que vous fondez l’équipe ? Est-ce que ça a été finalement difficile de recruter votre équipe de préparation ? Et puis, comment le cheminement avance avec aussi, on sait, les sujets d’été qui ne sont pas toujours simples en préparation, tout ça ?
A.S : Alors oui, c’est 15 septembre 2024, et des JO de Paris. Donc, au-delà du personnel, on a aussi beaucoup de matériel qui est mobilisé. Donc, on a eu plusieurs contraintes liées à ça. Pour les équipes, on a constitué un noyau dur avec l’interne, parce que c’était important qu’on ait un vrai suivi et qu’on ait l’ADN de Double 2 injecté dans cet événement. Donc en équipe projet, on avait des leads projet qui étaient vraiment des chefs de projet interne. En direction de production, la personne qui était en charge de la coordination budgétaire et de la coordination des partenaires, c’était une interne aussi qui a beaucoup d’expérience. et après on a dû évidemment aller recruter en externe sur la partie logistique, on a choisi d’avoir des équipes qui soient locales pour pouvoir aller facilement faire des repérages, pour avoir cette connaissance aussi du bassin toulousain, des réseaux de transport, ce qui a fait notre réussite sur l’événement. Mais je vous avoue pour trouver un profil de direction logistique qui prenne en charge tous les aspects logistiques du projet, c’est là où on a un petit peu galéré puisque les JO avaient avait drainé tous les profils auxquels on était habitués. Et on a trouvé un profil qui avait monté avec nous l’appel d’oeuvre d’ailleurs, mais qui avait un peu peur de s’engager sur la totalité du projet et qui au final a été top, une Toulousaine qui s’est donnée.
N.G : On peut la citer peut-être ?
A.S : Oui, c’est Swad qui s’est donnée à fond sur le projet, qui a travaillé dans les bureaux d’Airbus. Donc à partir de juin jusqu’à septembre, elle était physiquement dans les bureaux avec les équipes Airbus. Donc on a vraiment fait grossir l’équipe petit à petit. Au début, c’est vrai qu’on a besoin d’une équipe assez restreinte pour définir les contours précis de l’événement, pour commencer à animer les comités de pilotage avec les clients, pour vraiment dessiner tout ce qui va faire de cet événement un succès. Et après, plus on rentre dans le détail, plus on a besoin de personnes pour aller justement construire les documents, construire les offres, les offres catering, les offres de transport. On avait quand même mis en place un réseau de 16 ou 17 lignes de bus intrasites et intersites pour permettre aux personnes de ne pas avoir à conduire dans les sites industriels. Donc tout ça, on a fait grossir l’équipe, on avait des responsables de secteur. Petit à petit, l’équipe a grossi pour arriver sur le terrain à une très grosse équipe.
N.G : Et le jour J, on a 60 000 personnes qui viennent. On a dit un public familial, souvent c’est conjoint, conjointe, enfants, des salariés, finalement, les invités. Qu’est-ce qu’on leur propose ce jour-là ? Quelle est l’expérience qu’ils ont vécue ?
A.S : C’était des familles, on pouvait aussi inviter nos amis, on pouvait inviter notre voisine, la boulangère. Chaque salarié avait un quota d’invités et ils pouvaient l’utiliser à sa convenance. Sur le terrain, on avait des animations pour tous, c’est-à-dire qu’on avait des corners pour les enfants avec du maquillage, des lancers d’avion, de la fabrication d’avions en carton, des animations type château gonflable. Donc ça, on avait 24 espaces différents d’animations de jeux pour enfants. Après on avait des choses un peu plus pour les adolescents avec des des profils type Ninja Warrior, des parcours géants. Tout ça, c’est de l’animation vraiment ludique, on va dire. Et pareil pour les adultes, on avait à tous les niveaux des choses pour pouvoir s’amuser. Mais on avait surtout la découverte des espaces. Et là, on avait ouvert 18 bâtiments. Donc quand on parle d’un bâtiment, c’est un grand hangar géant où on fabrique, où on assemble en tout cas des pièces d’avion. Et on avait accès justement à ces chaînes de montage qui sont d’habitude complètement fermées au public, puisque c’est ultra confidentiel et très sécurisé. Et donc on avait fabriqué, on avait constitué avec les équipes Airbus 27 parcours. Donc tout le monde était libre de faire ce qu’il voulait. On pouvait aller dans tous les espaces qui étaient ouverts sans réservation particulière pour ces espaces-là. Et du coup, on pouvait suivre dans les chaînes de montage, voir comment ça se passait, étape 1, étape 2, comment j’assemble une aile avec le corps de l’avion, avec différents types d’avions, puisqu’on avait toute la famille Airbus qui était représentée. Et ça, ça a beaucoup plu, évidemment, puisqu’on avait dans ces espaces-là des Airbusiens, donc des salariés Airbus bénévoles qui venaient tenir un petit peu les espaces et puis raconter, voilà, moi ici, voilà ce que je fais, voilà mon travail. Donc on avait des supports visuels évidemment pour donner des explications écrites, mais l’idée c’est qu’on puisse s’adresser à des enfants comme à des adultes, comme à des personnes plus âgées, des personnes qui travaillent déjà chez Airbus mais qui ne connaissent pas par exemple un autre métier, ou des personnes complètement novices qui arrivent là, les yeux émerveillés sans connaître absolument rien de l’aéronautique. Et donc le principe c’était vraiment de vulgariser un petit peu les mécaniques, les méthodologies, les outils utilisés, les matériaux, pour que chacun ressorte avec une bonne idée de comment on fabrique un avion.
N.G : C’est très visuel à Toulouse, notamment parce que Toulouse, c’est les chaînes d’assemblage finales. Il y a un certain nombre d’éléments qui sont fabriqués sur d’autres sites Airbus, en Allemagne, du côté de Nantes-Nazaire, voire même les moteurs qui arrivent en partie d’Angleterre, je crois. Et en fait, tout ça arrive sur Toulouse. Et finalement, le Lego final de l’avion se met en œuvre. Et donc, on voit les morceaux qui s’assemblent, comme tu disais, le nez, le corps, les ailes et à la fin, l’avion qui sort. Et avec des avions en démonstration. Et je crois même que vous avez organisé un vol spécifique d’avions. Alors, non pas la Patrouille de France, mais un peu à la façon de la Patrouille de France, avec des vrais gros Airbus juste au-dessus des visiteurs.
A.S : Oui, c’est ça. Alors, c’est ce qui s’appelle le Family Flight. Donc, c’est le vol de toute la famille Airbus. Donc, on a eu droit à des belles démonstrations à l’ouverture du festival, justement, le matin d’ouverture. Et ça, c’est quelque chose qui a été très marquant pour les visiteurs, puisqu’on n’a pas l’habitude de voir ces énormes avions volaient les uns à côté des autres.
N.G : À basse altitude en plus.
A.S : À basse altitude. Ils ont fait plusieurs rotations autour des sites pour permettre à chacun de bien les voir. Donc ça, c’était vraiment extraordinaire. Et même, je reviens sur les chaînes d’assemblage. En fait, voir, comprendre comment on peint un avion, par exemple. C’est un espace qui a beaucoup plu parce qu’on a l’avion entier. Et puis, en fait, comment on fait pour qu’il devienne un avion, qui volent dans le ciel, donc avec les peintures, après avec la personnalisation souhaitée par chacune des compagnies aériennes. On avait, et c’est exceptionnel, on avait toute la famille des Belugas qui était accessible. On a même pu rentrer dans les Belugas. Un Beluga, c’est un avion qui transporte des pièces d’avion. Donc c’est des énormes bébés avec des gros ventres qui sont là pour charger du matériel. C’est impressionnant.
N.G : Ils s’ouvrent par l’avant. Il y a vraiment le nez qui s’ouvre. C’est au-dessus du poste du commandant de bord. Ça s’ouvre et on vient le charger par l’avant, pas par l’arrière comme on imagine les avions militaires qu’on voit dans certains films, mais là, c’est vraiment par l’avant. Et quand il s’ouvre, c’est vraiment très impressionnant et on rentre un tronçon d’avion dans un autre avion. Donc, on imagine la taille du Beluga et du Beluga XL, du coup, ou XXL, je ne sais plus sa dénomination précise, mais c’est vraiment des avions qui sont particulièrement remarquables.
A.S : Oui, et qui ont beaucoup plu parce qu’ils sont esthétiquement très changeants de ce qu’on voit d’habitude. Et c’était un peu le point d’attention de toutes les familles.
N.G : Alors une fois qu’on est sur place, tu l’as dit, on profite des animations, des chaînes d’assemblage, on nous raconte un petit peu tout ça, on a un show aérien. Est-ce que tu aurais quelques chiffres comme ça aussi à nous donner pour qu’on puisse à distance prendre l’ampleur de l’événement ?
A.S : Le premier défi, c’était vraiment la coactivité avec la production. Donc ça, c’était indispensable. On a eu cinq jours de montage qui se sont faits 24h sur 24. Donc on avait des équipes de jour, des équipes de nuit pour une seule journée d’exploitation qui était le dimanche. Et on a dû tout démonter en 1 nuit pour que le lundi matin à 8 heures, les équipes puissent reprendre leur shift. Donc ça, c’était le premier défi. Et pour éviter de perdre en production, c’est sûr qu’on a dû composer les plannings en fonction des transports d’avions sur le tarmac, en fonction des entrées et sorties des avions. Le deuxième enjeu et défi logistique, c’était justement de pouvoir faire venir toutes ces personnes sur le site. Donc on a dû sourcer 20 000 places de parking aux alentours du site et mettre en place des systèmes de navettes justement pour drainer toutes les populations vers les espaces. Et puis quand on passe d’un site à l’autre, on n’a pas envie que les gens reprennent leur voiture et qu’ils créent des bouchons énormes à Toulouse. Donc, on avait aussi un système de navettes et de petits trains intrasites.
N.G : Des bus, quoi, qui tournaient.
A.S : Donc, intrasites et intersites. Donc, on avait des lignes dédiées. On avait, je crois, plus de 20 kilomètres de barrières pour pouvoir cloisonner un petit peu les espaces et empêcher les visiteurs d’aller dans des zones non sécurisées qu’on ne voulait pas visiter. On avait en chiffres, et c’est là qu’il est un peu impressionnant, c’est qu’on avait 450 agents de sécurité, plus de 400 hôtesses. On a eu 2000 bénévoles qui se sont impliqués dans le projet sur le terrain le jour J. Donc ils sont venus aider, épauler les équipes pour accueillir, distribuer des goodies, animer des jeux, présenter les chaînes d’assemblage. Donc toutes ces personnes de chez Airbus qui ont pris de leur temps justement pour ça. On avait plus de 80 pompiers et puis sur la plateforme d’inscription, on en était à plus de 240 000 mails échangés avec les visiteurs pour des petites questions. Alors, est-ce que j’ai le droit de venir avec un enfant de moins de 3 ans ? Vraiment, en logistique, ça a été démesuré, démentiel.
N.G : Et tu me disais un peu en off tout à l’heure, c’est l’équivalent de trois matchs du Stade Toulousain en une seule journée, dans un lieu qui n’est pas spécialement conçu pour ça.
A.S : C’était ça le plus gros challenge. T’as raison, c’est que ne serait-ce que l’accès au site, on ne peut pas entrer comme ça en mode porte ouverte. Il a fallu qu’on mette en place des vrais process d’accès, donc avec des inscriptions en amont, une vérification des listings, des QR codes remis à chacun des participants, un filtrage avec des agents de sécurité, des contrôles, des fouilles, des magnétomètres, tout ça parce qu’on accède quand même à des sites qui sont sécurisés, qui sont industriels, donc on ne peut pas faire entrer n’importe qui. Donc ça, c’était une partie qui était très importante. Et donc effectivement, pour faire entrer toutes ces personnes-là sur les sites. Évidemment, on avait plusieurs entrées différentes pour permettre un drainage le plus facile possible. Et pareil pour la sortie, on a voulu que tout se passe dans les meilleures conditions possibles pour qu’on puisse vivre une expérience pleinement. On avait mis en place des systèmes de réservation de lieux dans lesquels on voulait aller en premier, juste pour avoir une idée des jauges qui allaient être drainées à telle ou telle entrée et pouvoir calibrer au mieux les équipes d’accompagnement. Voilà, donc tout ça, c’est un gros travail de préparation avec les équipes Airbus qui connaissent bien les habitudes des uns et des autres. Et après, c’est vrai que ce qu’on demandait aux visiteurs, c’était de changer leurs habitudes. C’est-à-dire que je vais montrer mon bureau à ma famille, mais je n’ai pas le droit d’aller me garer là où je me garde d’habitude. Je n’ai pas le droit d’utiliser mon badge et je ne vais pas pouvoir monter les escaliers et leur montrer la cafétéria. Donc, c’était vraiment tout un travail de communication en amont pour expliquer aux gens que cette journée serait vraiment particulière, qu’il fallait aussi écouter un petit peu les consignes et les comprendre. Et tout ce travail en amont a permis le jour J qu’il n’y ait aucun débordement. On n’a eu aucune intervention de sécurité de ce type-là. Toutes les équipes Airbus étaient vraiment très fières de montrer les espaces et de respecter le travail qui avait été fait en amont et le travail de leurs collègues, mine de rien. Donc là-dessus, ça a été une belle communication en amont qui a bien préparé l’événement le jour J.
N.G : Et j’imagine que sur l’aval, un événement comme ça de communication interne, il y a forcément une étude d’impact et de satisfaction auprès des participants. Qu’est-ce que ça a donné comme résultat ?
A.S : On a eu des taux qui sont très satisfaisants de retour des participants. Laisser accès à ces lieux-là pour des familles, c’est quand même extraordinaire. Les clients qui ont commandité l’événement sont très contents puisqu’ils ont réussi à ouvrir le site sans qu’il n’y ait aucun débordement et que tout soit bien calibré. Et les participants sont hyper contents, on a des taux qui sont dithyrambiques, on est ravis.
N.G : Donc du coup, il va y avoir un événement comme ça tous les ans maintenant ?
A.S : Ce serait génial ! Non, franchement, si on pouvait, on le ferait. Si Airbus nous donnait les clés pour le faire tous les ans, on le ferait avec plaisir parce que déjà, on a appris de cette année. Et puis avec les équipes, ça s’est tellement bien passé. Les équipes côtés clients, ça a été un plaisir, ça s’est fait en transparence, il y a eu une vraie relation de confiance qui s’est créée dès le début. Et c’est un plaisir de se retrouver à Toulouse régulièrement pour faire le point sur les projets. On se parlait évidemment tous les jours, on avait des comités de pilotage avec la direction toutes les semaines. Et c’est vraiment un événement où on a pris plaisir à rencontrer ces personnes-là, qui, pour la plupart, ne sont pas du tout issues d’événementiel. En fait, les personnes qui ont piloté le projet, ce sont des personnes qui travaillent sur les chaînes d’assemblage, et qui, du coup, nous ont facilité le boulot en allant voir elles-mêmes leurs homologues métiers. On avait plus de 100 personnes côté Airbus qui travaillaient à la préparation de l’événement, donc c’est quand même colossal pour la préparation. Et justement, c’est tout ce travail de coordination, de coopération mutuelle qui a fait que ça a été un succès. Rien que pour ça, moi, j’y retourne.
N.G : Il n’y a pas une échéance qui a été positionnée en disant c’est un événement qu’on ferait, par exemple à la façon Coupe du Monde ou Jeux Olympiques tous les 4 ans parce qu’effectivement, c’est un événement d’ampleur et que ça a aussi du sens par sa rareté. Finalement, si on le fait trop souvent, peut-être que ça a un peu moins l’effet waouh. Pour l’instant, il n’y a pas eu d’espèce de calendrier qui a été positionné.
A.S : Il n’y a pas des faits d’annonce encore.
N.G : En tout cas, je sens que si ça re-signe, tu seras partante pour être sur le projet.
A.S : Tout de suite.
N.G : Je sens et j’entends que tu as été très enthousiaste sur cet événement. Aujourd’hui, si tu devais imaginer un futur événement de tes rêves, est-ce qu’il y a un secteur, un domaine d’activité, une typologie d’événement qui te dit « j’adorerais être investi sur cet événement-là » ?
A.S : Ce ne serait pas un événement en particulier, ce serait plutôt un format d’événement, je t’avoue. Parce que pour moi, un événement qui me plaît, c’est un événement qui se passe évidemment dans de bonnes conditions. C’est des conditions de temps, c’est-à-dire qu’on a assez de temps pour travailler, pour faire intervenir les bonnes expertises, pour avoir, pour laisser la place à la réflexion, laisser la place aux études. Le second ingrédient, ce serait d’avoir évidemment un client qui nous fait confiance, donc ça, ce serait vraiment l’événement rêvé. Des équipes qui soient motivées, impliquées, créatives aussi, qui proposent des choses nouvelles, qui sont force de recommandations, vraiment une équipe impliquée et dans l’idéal de la scénographie d’envergure avec un budget conséquent. Ça, pour moi, c’est la définition d’un événement rêvé. On a du temps pour faire un événement d’envergure avec une équipe super.
N.G : Pas comme Tomorrowland.
A.S : Non. Si, c’est génial, Tomorrowland. Ils n’ont juste pas eu de chance sur l’ouverture.
N.G : La scénographie, c’est quand même un de leurs points forts, finalement. On parlait de rebondir aussi. Une fois qu’une scénographie travaillée sur deux ans qui part en fumée à 48 heures de l’événement, malgré tout ils ont pu jouer avec les dizaines de milliers de personnes deux jours après en passant en plan B. C’est moins bien que ce qui était prévu. Il n’empêche qu’il y a un très bel événement qui a eu lieu et c’est aussi ça tout l’art de l’événementiel.
A.S : C’est ça qui fait la force de notre métier et c’est ça qui est génial. On sait que dans l’événementiel, ça ouvre à 11h, les invités sont là à 11h, il faut que ça joue à 11h. Peu importe comment on y arrive. C’est vrai que c’est ce qui crée soit de la tension mais ce qui crée aussi des équipes soudées parce qu’en fait, quand on se retrouve comme Tomorrowland, avec le feu qu’il prend sur scène, sur la scène principale 2 jours avant, la question, ce n’est pas d’aller pleurer dans son coin et de dire, mince, on a tout raté. Non, c’est comment on rebondit pour faire que, quand les festivals y arrivent, ils soient contents, qu’ils aient la bonne expérience, que le public reçoive la musique comme ils sont venus la chercher et que le groupe soit donné de bonnes conditions de sécurité pour jouer. Et c’est ce qu’ils ont réussi à faire. C’est génial. Ils ont trouvé les bons moyens pour y arriver.
N.G : Oui, et puis maintenant, on attendra tous de voir quelle sera la scène de l’année prochaine. Encore plus finalement que chaque année.
A.S : Oui c’est sûr. Il faut se réinventer.
N.G : Exactement. Alors aujourd’hui, tu as de l’expérience, forcément. Donc, ça veut dire que tu recrutes aussi des jeunes pousses dans l’univers de l’événementiel. Est-ce que tu aurais des conseils à ces jeunes qui arrivent tout juste, soit en fin d’études, en alternance ou qui sont sur leurs premières années ? Des conseils à la fois sur cette partie justement de formation ou sur ce début de carrière. Comment est-ce qu’on fait pour intégrer cet univers de l’événementiel ?
A.S : Alors, je pense qu’il n’y a pas de parcours type.
N.G : T’en es l’exemple.
A.S : Ouais, je suis l’exemple et il y en a pas mal à l’agence aussi. C’est vraiment un secteur qu’on choisit par passion. On ne choisit pas ce secteur. Il faut vraiment le faire par passion, avoir les petites idées qui vont bien pour démêler les situations et porter un projet. Non, je dirais juste quand on sort d’école, ne pas penser qu’on sait tout. Parce qu’à l’école, on nous dit souvent qu’on connaît beaucoup de choses, mais en fait, quand on sort, on a beaucoup de choses à apprendre. Il faut savoir aussi écouter les conseils, suivre un peu les directives et apprendre des autres. C’est important de s’ouvrir aux autres personnes de l’équipe, ne pas rester dans son précaré, aller vraiment voir ce qui se fait sur les autres projets, ne pas hésiter à interroger les autres métiers pour voir un petit peu, pour comprendre leurs enjeux, leur façon de travailler. C’est important de comprendre l’écosystème dans sa globalité. D’aller voir aussi un peu les prestataires, d’aller visiter des entrepôts pour voir un peu à quoi ressemble tel ou tel matériel. Ça, c’est important. Et je dirais aussi de s’inspirer. Parce que ce qui fait la force d’une agence événementielle par rapport à une autre, c’est la créativité. C’est ce qu’on va proposer comme idée dans un brief qui peut être envoyé à quatre ou cinq agences en même temps. Comment on se démarque ? Qu’est-ce qui va faire la différence ? Et donc, pour ça, il faut avoir des idées. Et les idées, elles ne viennent pas toutes seules. Il faut aller s’inspirer, faire des expos, des concerts, faire de la veille, se mettre des piges sur son ordinateur, faire des rencontres, aller interroger d’autres personnes, d’autres agents, chez des annonceurs, chez des prestataires, faire des salons, même sur les réseaux sociaux. On a les trends qui sortent, les nouveautés. Il faut s’alimenter, regarder autour de soi, s’ouvrir, c’est ce qui compte.
N.G : On retient le conseil et on espère que les futurs pépites de ce métier-là sauront s’en saisir. On va se faire une dernière petite question. Dans dix ans, Anaïs, qu’est-ce que tu feras ?
A.S : Alors là, si j’avais pu déjà répondre à cette question il y a dix ans, je n’en ai aucune idée. Je pense continuer à suivre mon instinct, continuer à rester passionné et suivre des équipes en qui j’ai confiance. Et je pense que tout ira bien.
N.G : Bon, c’est parfait. En tout cas, on te souhaite le meilleur.
A.S : Merci beaucoup.
N.G : Merci beaucoup, Anaïs, de nous avoir reçus. Ici, on est dans l’agence Double 2 pour enregistrer ce podcast. Donc, merci pour l’invitation.
A.S : Merci à toi d’être venue jusqu’à nous. C’était un plaisir de te recevoir.
N.G : Merci beaucoup et surtout n’oubliez pas dans l’événementiel on n’a pas un métier facile mais c’est quand même mieux que de travailler. Merci beaucoup d’avoir écouté jusqu’au bout ce podcast de Good Morning Event n’hésitez pas à mettre une note de type 5 étoiles sur les plateformes à travers lesquelles vous écoutez le podcast et même un petit commentaire sur Spotify ça aidera pour son référencement. Vous pouvez également nous envoyer un petit mail à l’adresse qui est indiquée en description pour nous conseiller de futurs invités ou nous faire part de vos impressions. Et à très bientôt pour un nouvel épisode.
