À bord du “Railway Team Building” - Dans les coulisses d’une aventure spéciale”

Chez Zen Organisation, nous aimons repousser les limites du Team Building en entreprise. Dernièrement, nous avons eu le privilège de jouer un rôle essentiel dans une expérience hors du commun. Depuis 12 ans, Zen Organisation se place comme un des leaders du Team Building en France. Un catalogue qui s’étoffe d’année en année, des nouvelles animations, et surtout, de nouveaux terrains de jeux. Pour la troisième année consécutive, nous avons accompagné l’agence Rivacom en tant que prestataire pour l’animation d’un Team Building dans un lieu surprenant : à bord d'un train. Nous avons prouvé que chaque moment est une occasion de renforcer les liens entre collègues et de créer des souvenirs inoubliables. 

Aujourd’hui, l’univers du Team Building est en perpétuelle évolution, les entreprises cherchant constamment de nouvelles façons d’accroître la cohésion au sein de leurs équipes. D’autre part, de plus en plus d'entreprises prennent conscience de leur impact environnemental et s'engagent activement dans les préoccupations liées à l'écologie. Les entreprises sont désormais en quête de nouveautés et accueillent à bras ouverts le changement. Zen Organisation a su répondre à ces attentes particulières en accompagnant une entreprise dynamique et audacieuse dans une aventure peu ordinaire. Le temps d’un week-end, nous avons pris place à bord de leur train au départ de Rennes, en direction de leur lieu de séminaire : Hyères. Un trajet aller-retour synonyme d’une expérience unique aux souvenirs inoubliables. 

Aujourd’hui, l’Oeil de l’Expert vous emmène dans les coulisses d’un événement spécial. Nous allons explorer, étape par étape, les aspects méconnus et passionnants d’un Team Building, allant de la préparation en amont à la mise en place des animations à bord du train.

La réussite d'un événement Team Building repose sur une planification minutieuse en amont, et c'est précisément là que l'expertise de Zen Organisation entre en jeu. Notre équipe s'attèle à concevoir une expérience qui répond aux objectifs clés de l'entreprise cliente : créer une ambiance exceptionnelle et renforcer les liens entre les collaborateurs, le tout dans un lieu atypique. L'un des objectifs fondamentaux de notre mission est de créer un environnement où les participants se sentent stimulés et où l’esprit d’équipe peut prospérer. Il ne s'agit pas d'un simple trajet en train, mais d'une occasion unique de divertir, de surprendre et d'inspirer les participants dès le départ et pendant le retour, mais aussi, de les unifier. Le train offre un cadre unique pour favoriser les interactions informelles entre les employés et encourager la collaboration. Il s'agit également de permettre aux participants de découvrir de nouveaux aspects de leurs collègues et de renforcer les liens. 

Zen Organisation joue un rôle essentiel dans la réalisation de ces objectifs. En tant que prestataire spécialisé dans le team building d'entreprise, notre agence apporte son expertise à cette expérience.

En ce qui concerne les animations, elles doivent répondre précisément aux objectifs cités précédemment. Nous devons également tenir compte du cadre unique de l'événement pour sélectionner des activités correspondant à la fois à l'objectif de renforcement d'équipe et aux contraintes logistiques. Les activités doivent être modulables à l'espace limité à bord du train tout en offrant une expérience engageante. Notre objectif est de créer une expérience mémorable qui laissera aux participants des souvenirs positifs. Nos suggestions portent alors sur des activités interactives telles que le This Is The Quiz ou le This Is Blindtest, qui encouragent la collaboration, la réflexion en équipe, l’échange et le partage autour d’un concept ludique et amusant. Pour garantir une expérience diversifiée, nous avons mis en place des sessions karaoké accompagné de notre talentueux DJ, Mehdi. Les musiques soigneusement sélectionnées permettent aux participants d’exprimer leur personnalité de façon décomplexée et briser la glace entre collaborateurs. En combinant ces animations, nous avons réussi à créer une expérience équilibrée qui a permis aux participants de se connecter et de se divertir. 

Le succès d'un tel team building repose en grande partie sur le choix judicieux des animateurs qui accompagnent l'événement, que nous considérons comme l'âme de l'expérience. Pour comprendre les besoins spécifiques des participants, captiver l’attention tout en naviguant dans un environnement challengeant et être capable de gérer les imprévus, une belle équipe a répondu présente. Surnommés “GREEN”, les animateurs Jérôme, Marie et Mehdi sont sur place pour assurer les animations. Cependant, ils ne sont pas seuls. Des membres du bureau tels que Camille, notre commerciale tout terrain et Louise, chargée de communication polyvalente, ont été déployés sur l’événement afin d'assister les animateurs, à la fois sur la partie technique que logistique. Une équipe complémentaire formant des atouts précieux pour maintenir un niveau d’engagement élevé tout au long de ce voyage de plusieurs heures. 

La mise en place d'une animation de team building dans un train en mouvement présente un ensemble unique de défis, à la fois sur le plan de l'animation elle-même mais aussi sur la partie technique et logistique. La partie logistique a été assurée en amont de l'événement par notre pôle dédié, géré par nos deux Julien. Une réflexion qui se prépare, étape par étape, pour le bon déroulé de l’animation.  Après avoir reçu les informations sur le choix des différentes activités prévues sur place, ils ont listé le matériel nécessaire à chacune d’entre elles. Puis, ils ont transformé et adapté ces dernières afin de les rendre plus modulables, fonctionnelles et transportables, tout en gardant à l’esprit les différents défis auxquels nous devons répondre. 

L’un des défis les plus évident est la contrainte d’espace. Chaque centimètre est précieux, et nous devons maximiser son utilisation pour créer un environnement accueillant, mais aussi fonctionnel pour les besoins de l’animation. Les emplacements sont choisis soigneusement pour la mise en place de chaque activité comprenant les postes techniques et les zones réservées aux participants. Les espaces n’étant pas extensibles et non aménageables, il faut redoubler de créativité pour optimiser les recoins des deux wagons qui nous sont réservés. De plus, le caractère atypique du lieu, nous contraint à respecter des espaces liés à la sécurité des voyageurs (sorties de secours, boutons SOS…) Parallèlement, il faut sécuriser le matériel utilisé et l’adapter aux mouvements du train. Des secousses inhabituelles pourraient l’endommager un écran par exemple, il faut donc penser aux solutions pour protéger le matériel et prévoir en conséquence. 

Lorsqu'il s'agit d'organiser une animation de team building en train, l’autre défi réside dans le transport du matériel. Un enjeu crucial qui permet aux animateurs déployés sur l'événement de transporter les équipements sans difficulté lors du chargement et déchargement du train. La préparation du matériel en amont permet de trouver des solutions astucieuses pour acheminer l’ensemble des équipements, à la fois de nos utilitaires jusqu’au quai de la gare, puis dans le train. La totalité du matériel pèse une lourde charge et reste plutôt encombrante même en l’adaptant au maximum. Par exemple, le petit matériel et les éléments non volumineux mais lourds, comme les batteries ou les enceintes ont été rangées dans des grands sacs valises. Cela à permis de favoriser le transport jusqu’aux quais, mais aussi entre les wagons du train lors de l’installation, la valise permettant de se faufiler entre les portes. Un ensemble d’astuces et de solutions nées d’une réflexion précise en amont. 

Enfin, la préparation technique est cruciale pour garantir le succès de l'événement. Nous devons nous assurer que tous les équipements nécessaires, tels que les micros et équipements audiovisuels, sont alimentés de manière fiable. Les trains ont des contraintes électriques particulières, c'est pourquoi il nous est nécessaire de prévoir des batteries pour être indépendant. Pour nos animations interactives, notamment le This Is Blindtest et le This Is The Quiz, il est essentiel de garantir une connectivité Internet stable. Ainsi, nous prévoyons l'installation de routeurs Wi-Fi dédiés afin de garantir une expérience fluide et sans accroc en relation avec la connexion Internet. 

Si un événement comme celui-ci repose sur une planification minutieuse, l’organisation sur place est un élément crucial pour la réussite des animations. Gérer le flux des participants, les contraintes de timing et les imprévus nécessitent une bonne coordination sur place. 

Nous avons rendez-vous à 7H45 en gare de Rennes pour décharger le matériel. On monte l’équipement sur des chariots de transport qui nous permettent de mieux conduire l’ensemble et d’éviter les allers-retours au parking.

Après avoir descendu l’ensemble du matériel, et une fois le train à quai, nous ne perdons pas de temps pour le charger à l’intérieur des wagons. On répartit le matériel nécessaire en fonction des animations prévues dans les deux voitures qui nous sont réservées.

Au départ du train, on entame la mise en place des animations. On démarre par un repérage global des lieux. Où poser l’écran ? Les enceintes ? Où positionner les éclairages pour que l’expérience soit la meilleure possible ? Des questions qui ne peuvent pas être anticipées et qui nécessitent des réponses rapides. Alors que Jérôme, Mehdi et Marie mettent en place le matériel technique et gèrent les réglages (audiovisuels, connexion internet…), Camille et Louise mettent en place la scénographie dans les différents wagons…

À partir du premier arrêt à la gare de Massy TGV, de nouveaux participants nous ont rejoint à bord du train, nous avons donc démarré les sessions de nos animations. Des rotations d'environ 20-30 minutes ont été instaurées, offrant aux participants la possibilité de profiter pleinement de l'activité, tout en permettant aux autres d’y accéder sans attendre trop longtemps.

À ce deuxième arrêt, nous accueillons les dernières personnes qui nous rejoignent à bord. Tous les participants peuvent désormais prendre part aux animations, ce qui intensifie le flux de compétiteur. À ce moment-là, il faut permettre à tous de participer et donc fluidifier un maximum les sessions de jeux pour limiter l’attente.

L’installation comme le rangement du matériel prend du temps. Retirer la scénographie, défaire les branchements en prêtant attention aux rangements. Pour ce faire, nous comptons une heure, afin d’être prêt à sortir dès l’arrêt du train.

À l’arrivée, nous débarquons sur le quai en optimisant notre temps. Un animateur est présent à un poste précis pour fluidifier le déchargement hors du train. Le rangement en amont a permis d’améliorer cette étape et de gagner en efficacité. Les réactions enthousiastes des participants, qui ont partagé leurs témoignages, démontrent que l'objectif de renforcer l'esprit d'équipe a été atteint. Les moments forts de l'animation ont créé des liens entre les participants, qui sont repartis avec de beaux souvenirs. Ces derniers nous ont fait des retours positifs, signe de leur engouement pour les activités.