Conseils séminaire
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Animation d'évènement d'entreprise : comment organiser son séminaire ?

Par Zen Organisation,

Vous êtes sur le point d’organiser votre prochain séminaire, et vous recherchez des idées pour l’organisation de votre évènement ? L’équipe de Zen Organisation vous donne ses conseils pour réussir votre séminaire !

Pourquoi organiser un évènement d'entreprise ?

Il existe plusieurs raisons de mettre en place un séminaire d’équipe : annoncer des changements, partager les objectifs de l’année, consolider la cohésion d’équipe, motiver les collaborateurs... Ces objectifs sont généralement recherchés pour améliorer votre culture d’entreprise. Pour organiser un événement d’entreprise réussi et adapté à votre besoin, il sera essentiel de définir votre objectif avant de vous lancer dans votre recherche d’activités.

Organiser un séminaire d’entreprise, c’est également une bonne occasion de consolider votre communication interne. Impliquer chaque collaborateur dans la vie de l’entreprise permet d’améliorer considérablement l’environnement professionnel dans lequel vous travaillez.

Les étapes pour un séminaire réussi

En panne d’inspiration ? Du mal à prioriser les actions ? Pour que votre séminaire soit réussi et remplisse vos objectifs, nous vous partageons 4 conseils qui devraient bien vous aider !

1. Une organisation aux petits oignons : faire la liste de ce qu'il faut prévoir

Pour l’organisation, faites la liste de l’ensemble des choses à mettre en place pour vos participants :

-  fixer une date : consultez vos collaborateurs pour connaître au préalable leurs disponibilités. Conservez un délai raisonnable vous permettant d’avoir le temps nécessaire pour tout organiser. Dès que la date est fixée, prévenez les futurs participants.

- choisir un lieu : pour gagner du temps, ciblez votre recherche par zone géographique. N’hésitez pas à demander conseils auprès de proches d’autres entreprises, ils vous donneront certainement des idées ! Sollicitez un devis dans les différents lieux qui vous intéressent pour choisir plus aisément le meilleur rapport qualité / prix. Il y a de nombreux lieux de séminaire disposant déjà d’un lieu de restauration. Cela vous facilitera certainement la tâche si vous choisissez un établissement de ce type.

- établir un programme : pensez à la trame de votre séminaire avec des plages horaires prédéfinies pour les sessions de travail et les différentes activités. Déterminez les tâches à demander en interne à l’avance pour que chacun soit bien préparé le jour J. N’oubliez pas de déterminer à l’avance les interventions extérieures : repas, transports…

- trouver des prestataires : que ce soit pour le repas ou pour les activités, vous aurez sans doute besoin de prestataires extérieurs.

 

Nous vous recommandons de réaliser un rétroplanning de toutes ces actions afin de vous assurer d’une bonne coordination et ainsi de la bonne organisation de votre séminaire d’entreprise.

2. Définir les contraintes pour trouver le lieu et organiser les repas

Le lieu est une étape cruciale pour l’organisation de votre séminaire. Vous devez prendre en compte de nombreux facteurs qui n’empêcheront pas vos collaborateurs de venir. Un séminaire sur un week-end est-il envisageable ? Prenez-vous en charge la garde d’enfant si les parents doivent s’absenter plusieurs jours ? Pensez bien à demander à vos salariés ce qui serait le plus arrangeant pour eux.

Si vous organisez un séminaire sur plusieurs jours, vous devrez penser également aux repas. Pensez à vous renseigner sur les régimes alimentaires de chacun (végan, végétarien, allergies…), pour vous adapter au mieux.

Enfin, pour ce qui est du transport, et en fonction du nombre de collaborateurs, il est parfois essentiel de créer une inertie lors des déplacements.  Nous vous conseillons de prendre en compte cette variable dans l’organisation de votre séminaire. Cela vous évitera de courir après le temps tout au long de votre journée.

Bien évidemment, ces différents choix dépendront également de votre budget total pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise.

3. Trouver des idées d'activités et choisissez les meilleurs professionnels

Lors d’un séminaire, vous pouvez participer à plusieurs activités pour dynamiser les sessions de travail. Par exemple, pour vous aider dans votre organisation, vous pouvez réaliser un “tableau de choix” comprenant :

  • Liste d’activités avec leurs contraintes et avantages, leur durée
  • Moments opportuns de la journée/soirée pour une activité
  • Évolution de la journée : durée prévue du repas, durée de réunion etc.
  • Liste des professionnels par métier
  • Ajouter une case pour noter l’avis des managers, du ou de la chef d’entreprise, responsable communication…
  • Avis des utilisateurs sur Google sur les pros sélectionnés / retours clients

4. Prévenir au bon moment et par étape

Pour l’organisation de votre prochain séminaire, essayez d’anticiper environ 2 à 3 mois plus tôt. Cela vous permettra d’anticiper au mieux l’ensemble des étapes.

Une fois que le lieu est bloqué, pensez à adresser un premier save-the-date à vos collègues au moins 2 mois à l’avance. Une vérification des disponibilités de chacun est indispensable pour que votre évènement d’entreprise soit réussi. 

Si votre séminaire implique au moins une nuit, pensez à discuter en amont avec vos collaborateurs sur l’organisation des chambres, essentiel dans le cas où vous décidez de louer des chambres twins. Cela évitera de potentielles déconvenues. 

N’hésitez pas à teaser vos collègues quelques semaines avant. Notamment sur le lieu du séminaire, sur ce qu’ils auront besoin d’apporter… Vous pouvez tout à fait garder les activités secrètes pour conserver l’effet de surprise.

Et pourquoi pas faire un séminaire qui sort des sentiers battus ?

Lorsque l’on pense séminaire, certains ont l'image de longues heures passées en salle de réunion à discuter chiffres et objectifs… Et si cette fois vous sortiez des sentiers battus pour proposer à vos collaborateurs un séminaire dont ils se souviendront ?

Avec Zen Organisation, découvrez le séminaire autrement. Avec nos nombreuses idées d’activités pour les entreprises, vos collaborateurs n’auront pas le temps de s’ennuyer !

5 idées de thème de séminaire qui marquent les esprits

  • Le Grand prix : réalisez les rêves d’enfant de vos collaborateurs avec cette activité originale ! Vous disposez d’1h45 pour construire votre véhicule entièrement en carton. Des roues jusqu’au casque, prenez place sur la ligne du grand départ !
  • Hôtel Gaming : grâce à une application inédite, vos collaborateurs partent à la recherche de QR codes répartis dans différents lieux.  Ils devront réunnir toutes leurs connaissances pour répondre aux questions posées.
  • Summer games : nous avons réuni les meilleurs ingrédients de l’été pour constituer cette animation ! Ce team building rassemble des épreuves diversifiées, qui correspondent aux personnalités de tous vos collaborateurs. Rapidité, détermination et réflexion seront mis à l’épreuve.
  • Casino des saveurs : mettez vos sens au défi ! Découvrez qui parmi vos collaborateurs a les papilles les plus affûtés. Vins, fromages, bières, chocolat… cette animation atypique ravira sans aucun doute les plus gourmands de votre équipe !
  • Bomb Defuse : optez pour une animation team building digitale innovante ! En équipe, vivez une immersive dans un monde virtuel ou le moindre faux pas peut être fatal. En équipe, désamorcez le maximum de bombes. Une bonne idée pour développer les capacités de gestion de crise de vos collaborateurs.

 

Convaincus par cet aperçu d’idées de séminaire d’entreprise ? N’hésitez pas à contacter l’équipe de Zen Organisation pour vous accompagner dans l’organisation de vos activités de Team Building dans toute la France.

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